Mayra Villar | 6 de agosto de 2010

Etapas en la gestión de un proyecto de elearning

Debido al cambio constante que enfrentan las organizaciones en la actualidad, la capacitación debe ser cada vez más sofisticada, flexible y accesible. La modalidad de e-learning resulta ser una forma efectiva para que las empresas alcancen sus expectativas de formación. En este artículo, discutiremos brevemente la forma en que abordamos un proyecto de estas características.


Las etapas para gestionar un proyecto de e-learning incluyen:

  1. Planificación
  2. Recolección y análisis del contenido
  3. Diseño instruccional
  4. Guión multimedia
  5. Desarrollo y producción
  6. Evaluación de calidad
  7. Integración y entrega del producto final


Antes de comenzar con el proyecto propiamente dicho, es necesario desarrollar un cronograma de trabajo detallado para garantizar una gestión exitosa. Dicho cronograma debería incluir los siguientes ítems:

  • Etapas del proyecto
  • Descripción de la tarea
  • Responsable
  • Fecha de entrega
  • Estado


Etapa Descripción de la tarea Parte responsable Fecha de entrega Estado
Planificación Elaborar cronograma Proveedor Setiembre/2012 En progreso
Planificación        
Planificación        
Planificación        
Planificación        

Tabla 1. Ejemplo de cronograma de trabajo para la gestión del proyecto.


Una vez que se han determinado las actividades, los responsables, las fechas de entrega, etc., se distribuye el cronograma a los clientes para aclarar cualquier malentendido o problema.


Ahora bien, cuando ya ha sido acordado un cronograma de trabajo, comienza la etapa de planificación del proyecto en sí, teniendo en cuenta que debemos contar con la siguiente información:

  • Nombre del cliente
  • Punto de contacto
  • Nombre del proyecto
  • Tipo de proyecto
  • Audiencia
  • Reuniones de planificación
  • Fecha de inicio
  • Fecha de entrega
  • Cronograma de trabajo


Además de la elaboración del cronograma de trabajo, otra tarea de preparación consiste en reunirse con el departamento de IT para definir los requerimientos técnicos específicos y cualquier limitación con respecto al audio, el software, etc.


¿El nuevo software es compatible con otros tipos de software que soporta el departamento de IT?
¿Implementar este software requerirá la actualización del sistema que utiliza la empresa actualmente?
¿Se necesitará algún tipo de plug-ins?
¿Se cuenta con el hardware necesario como lectores de CD, DVD, etc.?
¿Cuáles son los requisitos de sistema mínimos del equipo?
¿Qué requisitos debe cumplir el software?
¿Qué navegador se utilizará? ¿Habrá diferentes opciones disponibles?
¿Es necesario hacer alguna adaptación antes de instalar el software?
¿En qué consiste exactamente la actualización y mantenimiento del software luego de su instalación?
Etc., etc.

Tabla 2. Algunas preguntas con respecto a los requisitos técnicos.


El próximo paso tiene que ver con la recolección y análisis del contenido. Además de recopilar y analizar todo el material provisto por el cliente; en esta etapa, tenemos la oportunidad de identificar falencias y proponer contenido adicional que se desarrollará con el objetivo de llenar esos “vacíos”.


La tercera etapa en la gestión de proyectos de e-learning es el diseño instruccional. Aquí se determinan los objetivos instruccionales y de desempeño junto con la estrategia instruccional, que especifica cómo se transformará el contenido en un curso de e-learning que motive a los participantes. Así, podemos proponer un aprendizaje basado en juegos, un aprendizaje basado en problemas o un aprendizaje basado en escenarios usando simulaciones, entre otras posibilidades.


Esto nos lleva a crear un documento de diseño que constituye la base del proyecto y especifica el contenido como así también todos los elementos de diseño instruccional del programa.


Tema Detalle
Título del Curso Atención al cliente
Tipo de curso Curso de inducción en línea
Método de presentación/implementación E-learning con animaciones flash, escenarios y audio. Interactivo con actividades producción, aplicación y evaluación.
Duración 2 horas aproximadamente
Tema Compromiso y responsabilidad en la atención al cliente
Audiencia 25 nuevos vendedores que se incorporan a la empresa
Objetivos del curso Al finalizar el curso, los empleados podrán:

  • Responder preguntas básicas del cliente
  • Etc., etc.
Esquema del curso
  • Introducción y consejos de navegación (5′).
  • Introducción del curso (5′).
  • Módulo 1: Técnicas para una efectiva atención al cliente (10′).
  • Módulo 2: Procedimiento para recibir llamadas y registrarlas (10′).
  • Módulo 3: Etc., etc.
Interface Características y elementos estándar para cursos basados en la web. Panel estático que incluye el logo de la compañía, el nombre del curso, y un mapa de navegación.

Tabla 3. Documento de diseño simplificado.


A partir de este documento de diseño, se escribe un guión multimedia y se inicia la etapa de desarrollo y producción. El contenido se incorpora a una plantilla de diseño que puede tener diferentes formatos (Word, Powerpoint, etc.) y que se denomina guión gráfico. Este documento incluye el contenido y las instrucciones de programación para cada página o screen. Cuando el cliente aprueba el guión, podemos continuar con las siguientes tareas:


  • Elaboración de guiones narrativos que se utilizarán para grabar la narración del curso.
  • Preparación de un demo de narración para que el cliente puede evaluar la voz, el tono, el ritmo, la entonación, etc.
  • Creación de la interface gráfica del usuario (GUI). Algunos clientes sabe exactamente cómo debería verse el curso terminado, mientras que otros confían en la creatividad del proveedor.
  • Construcción de las ayudas visuales necesarias tales como gráficos, fotos, animaciones y personajes.
  • Producción, desarrollo y programación del curso.


Es el turno ahora de la evaluación de calidad, que consiste en una prueba minuciosa del curso y que permite identificar errores para poder realizar las correcciones necesarias y así ofrecer una versión mejorada.


Por último, el curso puede integrarse a un LMS ya existente, o bien, se puede utilizar un servidor externo, según lo que se haya acordado al principio del proyecto. Ésta es la etapa de integración e implemntación.


Conclusión

Los proyectos de e-learning son actividades complejas y la capacitación una parte esencial en el crecimiento de una empresa, nuestro enfoque busca ofrecer soluciones flexibles a partir de un cronograma de trabajo segmentado de manera inteligente para no dejar ningún punto al azar y gestionar efectivamente su iniciativa de formación.


Bibliografía

  • Educational Technologies at Missouri (2007). Teaching and learning with technology. (En español, Enseñando y aprendiendo con tecnología). University of Missouri-Columbia [En línea]. Documento disponible en: http://etatmo.missouri.edu/
  • Macromedia (2001). Getting started with e-learning. (En español, Iniciése en la tecnología e-learning) [En línea]. Documento disponible en: http://www.adobe.com/




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Nos dejaron 3 comentarios


Alfredo Alarcón dijo:


Excelente documento. Conciso, útil y elegante. Información que se aprecia y se agradece. Felicidades.




dante dijo:


muy buena la información!
habría documentos de ese tipo en español?
çgracias y feliz año!




Mayra Villar dijo:


@ Alfredo. Muchas gracias por tu comentario. Me alegra que te resulte útil la información.

@ Dante. Generalmente, la info más reciente con respecto a elearning está inglés. Cuando busco ideas para escribir el blog, encuentro muy poco en español. Tendré en cuenta tu comentario para ampliar esta info en próximos posts. Muchas gracias!






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